Freelancerit ja yrittäjät tietävät, että aikatauluttaminen on jokapäiväinen haaste ajan ja töiden kanssa. Aikatauluissa pysyminen on yrittämisen ja menestymisen yksi avainasia. En usko, että kauhean paljon nopeampaa tapaa menettää tulevat työtarjoukset ja projektit kuin se, että et yksinkertaisesti pysy annetussa aikatauluissa nykyisten asiakkaiden ja projektien suhteen.

Allekirjoittanutkin on välillä ollut aika pahasti yömyöhään taistelemassa asiakasprojektien kanssa ja vain siksi, että tuli annettua alussa hieman liian tiukka aikataulu. Kirjoitankin siis kokemuksella nyt teille muille muutamat hyvät vinkit, kuinka välttää stressaavat ja kiireiset illat.

1. Ole realistinen

Välillä on turhan helppoa miettiä, että keikan hoitaa helposti ja vaivattomasti päivässä; mitä jos siellä olikin jonossa jo samanlaisia keikkoja useampi? Tai kenties lapsillasi on tulossa synttäreitä tai harrastukset vievät aikaa seuraavina päivinä? Aina ei pysty vastaamaan asiakkaan aikatauluihin myöntävästi. Ennen kuin kuitenkaan kieltäydyt kokonaan työtarjouksesta, koita ihmeessä neuvotella asiakkaan kanssa päivän tai parin pitempi toimitusaika työlle. Joskus asiakkailla on todella niin kiire, jotta se ei vain onnistu. Yritit kuitenkin. Useimmiten päivän tai kahden pitempi toimitus ei näytä pahalta tarjouskilpailuissa, jos työnäytteesi puhuvat puolestaan.

2. Ennakoi ja ole tehokas

Toisin sanoen anna itsellesi 24-48 tuntia ylimääräistä aikaa projektin suhteen asettamalla itsellesi oma deadline 24 tai 48 tuntia ennen varsinaista deadlinea. Esimerkiksi jos deadline olisi sovittuna asiakkaan kanssa keskiviikolla niin pyrit itse suorittamaan oman osuutesi jo maanantaihin mennessä. Asian suhteen on muutamakin hyvä puoli; asiakas on usein todella mielissää ennenaikaisesti toimituksesta ja samalla annat itsellesi hieman pelivaraa tilanteiden varalta. Ajoissa toimitettu työ antaa sinulle pelivaraa mikäli asiakas haluaakin vielä muutoksia tai eteesi sattuu teknisiä haasteita. Parhaassa tapauksessa voit palkita itsesi päivää tai kahta ennen varsinaista deadlinea – pahimmassa tapauksessa pysyt edelleen aikataulussa mikä on edelleen hyvä!

3. Aseta välitavotteita

Isommat projektit ja pitemmän ajan aikataulutukset ovat vaikeampia hallita kuin lyhyet muutaman päivän hommat. Isompiin projekteihin olisi syytä asettaa muutamia välitavotteita, jotta kokonaisuus hahmottuu paremmin ja aikataulua/edistymistä olisi parempi hahmottaa itselle. Esimerkkinä jos isomman verkkopalvelun toteutus pitäisi suorittaa kolmessa kuukaudessa, olisi se allekirjoittaneen mielestä syytä jakaa hieman osiin: markkinoiden tutkiminen, konseptin hahmottaminen, luonnokset, vedoksen toimitus asiakkaalle, korjaukset ja julkaisu.

4. Pysy virkeenä ja nuku hyvin

Tätä asiaa ei voi olla korostamatta: pysyt tuottavana, luovana ja varmasti aikatauluissa – jos syöt säännöllisesti, terveesti ja nukut tarpeeksi. Väsyneenä asiat ei vaan onnistu: tulee thtyä tyhmiä virheitä, turhautuu ja unohtaa asioita. Säännöllisillä rytmeillä pidät päivärutiinit kasassa ja olet virkeänä töitä tehdessäsi. Kunnon yöunilla on iso vaikutus seuraavaan päivään; teet työsi tehokkaasti ja luovasti -> asiakkaasi ovat tyytyväisiä ja voit aina lopussa palkita itsesi.

5. Muista: teet itsellesi palveluksen

Pysyttäytymällä aikataulussa vähennät isosti stressitaakkaa ja se auttaa sinua jatkamaan sekä kehittymään. Asiakkaasi tykkäävät sinusta päivä päivältä enemmän ja luultavasti saat lisää työtarjouksia heiltä, koska pysyit ensimmäisessäkin projektissa aikataulussa – parannat täten myös itsetuntoasi.